La herramienta Zoom, que sirve para hacer videollamadas, hizo una encuesta en la que los resultados fueron que el tiempo dedicado a las videollamadas a raíz del COVID-19 había incrementado entre 3 y 5 veces. Ahora bien, ¿son esas videollamadas productivas? Porque igual nos hemos acostumbrado a ellas y en realidad podrían haber sido un simple email.
Independientemente de que haya pasado la pandemia, el teletrabajo sí que es algo que se ha quedado entre nosotros, o, por lo menos, el modelo de trabajo híbrido. Esto ha hecho que la fatiga siga siendo la misma, ya que las reuniones virtuales requieren más energía que las presenciales en la oficina.
Si lo que quieres es lidiar con esto de la mejor manera posible, te dejamos lo siguiente:
CONSEJOS PARA HACER VIDEOLLAMADAS PRODUCTIVAS
Según revistas como la Business Insider o La guía del teletrabajo, hay bastantes consejos para hacer videollamadas productivas. De todas las que hemos encontrado, os dejamos estas 10:
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Escoge bien la plataforma
No todas las plataformas de videollamadas funcionan igual. Lo conveniente es hacer un estudio y una prueba de unas cuantas y quedarse con la que mejor funcione.
De esta manera, evitarás que haya problemas técnicos antes o durante la videollamada, los cuales afectan al ánimo de los asistentes y generan pérdidas de tiempo.
Es importante, en caso de que existan problemas, que haya otra vía de comunicación directa con estos para que se enteren de la situación a la mayor brevedad posible.
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Define el objetivo
No hay videollamadas productivas sin definición del objetivo. ¿Para qué se hace esta reunión?. Eso es lo primero que se debe saber y lo que hay que indicar cuando se manda la invitación a los futuros asistentes.
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No llegues tarde
La impuntualidad retrasa al resto del equipo y rompe la armonía de la productividad. Además, da sensación de pasotismo y es una falta de respeto tanto para la persona que convoca la reunión como para el resto de asistentes, los cuales quizás tengan otras cosas que hacer después.
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Convoca solo a las personas implicadas en el asunto
Está demostrado que cuantas más personas acuden a las reuniones virtuales, menos productivas son. Y es que, es más fácil desviarse del tema central e interrumpir a los demás.
Por eso, para hacer videollamadas productivas te recomendamos que convoques a la menor gente posible, y que luego sean estos los encargados de comunicar a otras personas lo hablado durante la reunión.
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Organiza cada punto
Así como es importante definir el objetivo, lo mismo se debe hacer con los temas a tratar. Se debe establecer un orden de los temas y el tiempo estimado que se cree se necesitará para desarrollarlo o resolverlo.
De esta manera no surgirán imprevistos en mitad de la reunión o no se convocará una reunión demasiado corta o larga, que descoloque o quite tiempo a los asistentes.
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Anima a la participación
Lo normal cuando se hacen reuniones virtuales es que se busque la respuesta por parte de los asistentes. De esta manera la reunión será más dinámica y no dará pie a un monólogo por parte de una sola persona y que puede aburrir al resto.
Igual de importante que animar a la participación es escuchar a los compañeros. Hacer pequeños gestos de asentimiento con la cabeza, por ejemplo, puede favorecer a la seguridad de la persona que habla.
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Prepara las cosas que puedas necesitar
Nunca acudas a una reunión con las manos vacías, ya que nunca sabes qué vas a poder necesitar.
Por lo menos, deberías tener a mano algo donde poder tomar nota (agenda, cuaderno, folios, etc.) y algo con lo que escribir. Además, debes tener preparados todos los documentos a usar de cara a la presentación o algún objeto si fuera necesario.
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Cuida tu imagen
Está demostrado que la imagen de las personas y los lugares hacen las videollamadas productivas.
Y es que, cuando una persona va vestida de malas maneras o la imagen que se ve por detrás es de un sitio desordenado, lo que se transmite a la persona que te ve desde el otro lado es dejadez y pocas ganas de trabajar.
Por eso, es recomendable trabajar en un sitio limpio y ordenado (aunque sea desde casa), y que la vestimenta sea acorde a los código de la empresa.
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Elige un lugar adecuado
Y no solo nos referimos al orden del lugar, sino a temas como el sonido o la iluminación.
Quizás desde casa sea algo más complicado, ya que contamos con factores externos que no dependen de nosotros como el ruido de la calle, los vecinos, el timbre, las mascotas o incluso los hijos.
Por eso, lo más adecuado es utilizar sitios que están preparados para estos encuentros. En Lapso Coworking contamos con 2 salas de reuniones (pequeña y grande) libres de ruido y con muy buena iluminación. Aquí no tendrás que preocuparte de esos factores sorpresa y podrá fluir todo con calma y sin agobios.
Nosotros lo tenemos claro: sala de reuniones = videollamadas productivas.
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Pide feedback y haz un resumen
Para que una reunión se de por finalizada con éxito, se debería hacer un resumen de todos los puntos que se han ido viendo con las conclusiones que se hayan sacado.
Además, es el momento de las preguntas, en caso de que las hubiera, y de repartir tareas o de planificar, quizás, la siguiente reunión.
Esperamos que la próxima vez que planifiques una reunión, tengas en cuenta estos consejos. Nosotros desde San Adrián, en Lapso Coworking, seguimos esta filosofía y nos funciona. ¡Pruébala con nosotros!
