Organizar eventos a veces rompe cabezas, sobre todo si no tenemos mucha experiencia. Invitaciones, comida, asistentes, montaje, presentaciones, dinero, etc. Son muchos temas los que hay que abordar.
Por eso, en este post te enseñamos:
10 pasos a seguir para organizar eventos
1) ¿Cuál es el objetivo?
Lo primero que tenemos que saber es por qué queremos organizar el evento. Tiene que haber algún motivo especial y hay que aprovechar la oportunidad para conseguir el objetivo.
Una vez respondida esa pregunta, debemos pensar a quién queremos invitar. Hay que tener en cuenta que es un buen momento para hacer networking, por lo que, si hay alguien en especial que te interesa que venga, hay que estar pendiente.
Una vez tengamos la lista con las personas que queremos invitar, debemos ser objetivos y saber qué queremos transmitir, cómo lo vamos a hacer y hay que comprobar si tenemos los recursos necesarios para hacerlo.
2) Elección de fecha y lugar
Este el siguiente paso para poder organizar eventos. Sin fecha, no hay unos objetivos de tiempo en los que cumplir las tareas y sin lugar, no se puede celebrar el evento.
Una cosa a tener muy en cuenta en la elección de la fecha, es la coincidencia con otros eventos o con días festivos, ya que es posible que si eso ocurre acuda menos gente. En cuanto a mes de celebración, hay que hacer los eventos cuando sea temporada. Por ejemplo, una fiesta hawaiana se hará en verano y una fiesta navideña en invierno, aunque puede que haya eventos que no tenga estacionalidad.
Para la elección del lugar, se debe elegir un sitio acorde a los asistentes, para que no de una sensación de estar muy lleno ni de estar muy vacío. Debería tener los recursos necesarios para poder desarrollar el evento con normalidad (baños, sonido, salidas de emergencia, ascensor en caso de que sea necesario, etc.). Y, por último, hay que tener en cuenta la accesibilidad al lugar en coche o en transporte público, porque habrá que tenerlo en cuenta para los gastos.
3) Programar un calendario
Hay que fijar las actividades que se van a realizar durante el evento. Es decir, hay que darles un lugar donde se va a realizar y un tiempo de duración estimado para que no se pisen unas con otras.
Además, hay que tener en cuenta el gasto que va a suponer cada actividad. Y no solo eso, ya que todo el material gráfico o que se necesite aparte, tiene un coste que hay que sumar.
Dentro de este apartado, sería conveniente hacer una lista de asistentes, y no me refiero solo a los invitados sino a los ponentes en caso de que haya o el demás personal.
4) Ser diferente
Se debe organizar eventos teniendo siempre en cuenta a la marca.
Hay que hacer diseños creativos, que llamen la atención de los asistentes. Además, previamente se supone que se han enviado las invitaciones y el estilo puede ir en la misma línea.
Algo que te va a diferenciar del resto es dar algún obsequio conmemorativo del evento, a poder ser que sea lo más útil posible para que las personas lo puedan usar y tengan presente siempre que se pueda a la marca o al evento.
El resto, puede ser cosa tuya o se puede subcontratar. Lo ideal es que vaya todo acorde a un estilo. Por ejemplo, la iluminación. Los colores de la marca deberían estar siempre presentes.
5) Organizar a las personas
Organizar eventos supone organizar al personal. ¿Qué papel tiene cada uno?
Por un lado, se debe contactar con los ponentes para hablar sobre sus funciones, asignar un tiempo y establecer un orden.
Una manera de ahorrar algo de dinero es conseguir patrocinadores, lo cual puede ayudar en la difusión del evento. Tiene que ser un patrocinador acorde a lo que tu marca representa y se les debe convencer de manera breve y explicándoles los beneficios de acudir al evento.
Por último, se debería contactar con los medios de comunicación para que acudan al evento y en caso de querer hacer fotos o vídeos, habría que buscar un fotógrafo y/o videógrafo.
6) Calcular el coste total
Para organizar eventos hay que tener en cuenta el tema del dinero.
Y es que, la mayoría de las veces no se puede llegar a todo. Una manera de solventar esto es comparar precios de todo lo que vayas a necesitar entre 2 o 3 opciones, cosa que se debe hacer con tiempo y paciencia. Además, muchas veces creemos que cuantas más cosas hay, mejor es el evento, y es una manera errónea de pensar ya que los asistentes van a preferir seguramente que sea poco y bueno, a que sea mucho y malo.
Lo que se debe hacer es tener controlados los costes fijos, ya que no van a variar, y en función de lo que quede se van haciendo el resto de cosas que son costes variables y que pueden variar. Al hilo de esto último, se debe siempre dejar un margen de «emergencia» por si ocurriese algún imprevisto en la organización.
Por último, otra manera de ahorrar dinero puede ser con la venta de entradas. Esto no funciona igual para todos los eventos, ya que algunos como, por ejemplo, una inauguración, deberían ser gratuitos. Sin embargo, si vas a ofrecer a los asistentes un evento de calidad y va a haber gente influyente que te ha costado dinero, o si se van a dar cursos, por ejemplo, se debería cobrar un dinero que te ayude a organizar eventos de una manera más relajada en el sentido económico.
7) Seguimiento de invitaciones
Aunque una parte muy importante sea el diseño de las invitaciones, debemos tener un seguimiento continuado de ellas.
Y es que, tanto si las entregas por correo electrónico o de manera presencial, hay que asegurarse de que se han entregado correctamente. ¿Cómo? En el caso del correo electrónico, existen herramientas (Mailjet, MyPerfit, Mailchimp…) donde se puede ver cuál es el porcentaje de correos entregados y abiertos, e incluso el número de clicks. En el caso de entregarlas presencial se sabe si la entregas personalmente o en caso de que lo haga otra persona, a través de una llamada de confirmación.
Normalmente lo que se busca es que esas personas confirmen la asistencia, y esto será mucho más fácil si tienes un enlace donde las personas se apunten, ya que esa confirmación te llega vía email.
Por último, se debería fijar una fecha para apuntarse al evento, ya que va a permitir saber el número de personas exactas que van a acudir. De esta manera, da tiempo a organizar todo en función de esos asistentes, y no estás hasta el último día pendiente de si se ha apuntado alguien más.
8) Promocionar el evento
Además de enviar las invitaciones por correo electrónico, también se puede hacer publicidad por esta vía.
Las RRSS son una buena herramienta para promocionar los eventos, aunque hay que saber cuál utilizar en función del público objetivo. Para darle un empujón al tema y conseguir seguidores a la vez, se puede hacer un sorteo de productos/servicios, o de entradas en caso de que el evento sea de pago.
No está de más hacer recordatorios cuando se vaya acercando la fecha, y si se quiere llegar más lejos se puede plantear hacer campañas de display y/o búsqueda.
9) En el evento…
Ese mismo día se debe comprobar de nuevo por encima que todo funciona y está en orden.
Hay que intentar que las personas estén cómodas y se lo pasen bien. Así que, por nuestra parte, deberíamos incitar a la participación para que todo sea más dinámico, por ejemplo con preguntas en las charlas o con actividades.
Una parte muy importante es la interacción en las RRSS y en los medios donde has estado lanzando publicidad. Quizás hay que personas que no han podido acudir y te ven en directo, o te siguen con algún hashtag para ver cómo se va desarrollando. Lo bueno de esto es que, a la vez que generas contenido inmediato, estás creando contenido para utilizarlo también posteriormente.
Durante el evento: ¡DISFRUTA!
10) Post evento…
Después de organizar eventos lo mínimo que puedes hacer es agradecer la asistencia. Depende de la manera que lo hagas, te va a permitir analizar el feedback y saber las opiniones de las personas que acudieron, ayudándote a mejorar para siguientes eventos.
Los medios de comunicación harán su trabajo y el nuestro, en este caso, es intentar viralizar todos los artículos que tengan que ver con nosotros. Además, tanto los asistentes como las personas que no pudieron acudir estarán encantadas de ver fotos y vídeos del evento.
Lo único que quedará después es revisar el tema financiero. Es decir, comprobar que todo está pagado, mirar a ver si hay que hacer alguna devolución o reclamación, etc.
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